Microsoft Teams Katılımcıların Birbirlerini Toplantıdan Çıkarma Problemi

Son aylarda Covid-19 virüsü nedeniyle tüm dünyada işyerlerinde ve okullarda uzaktan toplantı ve eğitim gerçekleştirmek bir zorunluluk haline geldi. Mart ayı itibariyle Zoom programı bu ihtiyacı fazlası ile karşılarken, yazılımın hacklenmesi ve kişisel verilerin çalınması nedeniyle kişileri farklı telekonferans yazılımlarına yöneltti. Güvenlik ve kullanılabilirlik açısından Zoom'a en iyi alternatif Microsoft Teams olarak ön plana çıkmaya başladı.

Microsoft Teams mi ? Zoom mu?

Microsoft Teams'in deneme sürümü ile herhangi bir ücret ödemeden 6 aylık bir süre içerisinde 250 kişiye kadar katılımcı ile telekonferans ya da uzaktan eğitim düzenlenebilmektedir. Deneme sürümlerinde toplantı süresinin Zoom'da 40 dakika ile sınırlı olmasına karşı, Microsoft Teams'de herhangi bir sınır bulunmaması da tercih nedenlerinden biri olmaktadır. Zoom programında tüm katılımcılar ekranda görünmekte iken, Microsoft Teams'te ise sadece konuşan 4 katılımcının ana ekranda görülmektedir. Bu ilk etapta bir dezavantaj gibi görülse de, özellikle uzaktan eğitimlerde öğrencilerin dikkatinin dağılmaması ve söz verilen kişinin ön plana çıkması açısından gayet kullanışlıdır. Toplantılara katılım bakımından karşılaştırılacak olursa, Zoom'da toplantıyı açan kişi, katılımcılara her toplantıda bir ID numarası ve şifre göndermek durumundadır. Bu bir handikap olsa da toplantılara katılım sadece bu ID numarasını ve şifreyi girerek gerçekleştirilebilmektedir. Microsoft Teams'te ise kullanıcılar önceden oluşturulmalı ve oturum açma adresleri ve şifreleri bir kereye mahsus tanımlanmalıdır. Bu sayede tek bir kullanıcı adı ve şifre ile tüm toplantılara katılım sağlanabilmektedir. Ayrıca kullanıcıların yetkinlikleri kısıtlanabilip arttırılabilmektedir. Örneğin bir öğrencinin kendi kendine toplantı açamaması, toplantı sırasında ekrana yazı yazamaması gibi.. Bu yönüyle Microsoft Teams tekrar bir adım önde olmasına karşılık, kullanıcı tanımlamalarının yapılması basit kullanıcılar için zor olabilmekte ve destek gerektirebilmektedir.

Microsoft Teams, kullanım özellikleri bakımından diğer yazılımlara göre daha profesyonel seçenekler sunmaktadır. Ancak yine de kullanım açısından bir takım zorlukları bulunmaktadır. Bu yazımızda en sık karşılaşılan problemler ve çözümleri ile ilgili bilgi vereceğiz.

1. Toplantı katılımcıları birbirlerini toplantıdan atabiliyor (çıkarabiliyor) ya da seslerini kısabiliyor sorunun çözümü

Özellikle öğrenciler ile yapılan uzaktan eğitimlerde en sık yaşanan problemlerden birisi, öğrenciler birbirlerini toplantıdan çıkarabilmekte ya da seslerini kısabilmektedir. Bu sorun ile ilgili Microsoft tarafından yakın zamanda bir güncelleme yapılacağı belirtilmiştir. Yine de çözümü zor değildir. Toplantı başladıktan sonra kişiler bölümünden tek tek isimlerin üzerine gelerek "Katılımcı yap" olarak işaretlenmesi gerekmektedir. Aksi halde toplantıya katılanlar "Sunucu" olarak nitelendirilecek ve diğer kişileri toplantıdan çıkarma ve sesleri kısabilme özelliğini kullanabileceklerdir.

2. Microsoft Teams'de tüm katılımcıları göremiyorum sorunun çözümü

Yukarıda da belirtildiği gibi, Microsoft Teams en son konuşan ya da konuşmakta olan 4 katılımcıyı ana ekranda göstermektedir. Ancak toplantı sahibi, diğer katılımcıların yerinde olup olmadığını kontrol edebilmektedir. Bunun için yine kişiler menüsünde görülmek istenen katılımcının üzerine gelecek ve sağ tık yapılarak açılacak menüde "Sabitle" yapılarak katılımcının görüntüsünün ana ekrana gelmesi sağlanabilecektir. Görüntünün sadece sabitlemeyi yapan kişinin ekranında belireceği, diğer katılımcıların sabitlenen kişiyi göremeyeceği unutulmamalıdır.

3. Microsoft Teams'te toplantıyı bitirmeme rağmen katılımcılar toplantıda kalmaya devam ediyor sorununun çözümü

Microsoft Teams'te toplantıyı oluşturan kişi toplantıdan çıktıktan sonra, eğer katılımcıların tamamı çıkmamış ise son katılımcı kapat (kırmızı telefon tuşu) yapana kadar toplantı devam etmektedir. Bu durum, katılımcının toplantıdan çıkmayı unutması gibi durumlarda istenmeyen hadiselere neden olabilmektedir. Bu konu ile ilgili, 10 Nisan tarihinde gelen güncelleme ile, toplantıyı başlatan sunucu ekrandaki "Diğer Eylemler" (üç noktaya) basarak açılan menüde "Toplantıyı sonlandır" seçeneğini tıklayarak, toplantının tüm katılımcılar için sonlandırılmasını sağlamış olmaktadır.

4. Microsoft Teams'te yazılanları göremiyorum sorunun çözümü

Microsoft Teams'te toplantı sırasında sohbet oluşturulabilir. Örneğin bir sorunun cevabının katılımcılar tarafından yazılarak verilmesi istenebilir. Bu durumda sohbet başlatmak için "Görüşmeyi Göster"e basarak toplantı sohbetine katılım sağlanabilir.